Chegar a um local e ser bem recepcionado cria um encantamento logo de cara. É muito satisfatório e agradável ser atendido com cordialidade, atenção e educação, seja em um comércio, uma empresa, um evento ou qualquer lugar. O papel do profissional que recepciona e acolhe o público tem extrema importância e influencia diretamente na imagem da organização que representa, portanto, é imprescindível abraçar alguns valores e técnicas para ser um profissional de credibilidade.

A experiência na função conta bastante, mas devido a situações que mudam constantemente, não dá para abrir mão de métodos que visam a formação e qualificação na área. Recepcionar vai muito além do que muita gente pensa, por isso é indicado se capacitar com um curso de recepcionista online e demais guias de aprimoramento.

Solucionar problemas, criar um relacionamento íntegro e transparente com superiores e clientes, operar o computador com excelência e organizar agendas e documentos são apenas alguns serviços que fazem parte da rotina desse funcionário. Há muitos desafios e somente os profissionais mais capacitados se destacam e ascendem na carreira – para isso, nunca se deve abrir mão de um curso para recepcionista.

O Curso Online Recepcionista é um dos cursos online mais populares do Foco Educação Profissional, uma opção para quem deseja conhecer essa área e também para se atualizar em seus principais parâmetros. Esse curso online é base para nosso artigo, no qual apresentaremos algumas informações e dicas para os interessados em recepcionar com excelência. Quer saber todos os detalhes? Leia atentamente e saiba como se especializar.

Curso de recepcionista online: técnicas e funções

O trabalho de um recepcionista é primordial para muitos locais, o que torna suas funções versáteis e distintas, conforme o ambiente. A atuação pode ser em portarias, clínicas, escritórios, agências de turismo e hotéis, eventos, atrelada às rotinas de secretariado ou recursos humanos, entre muitas outras perspectivas. Em todo caso, o contato com o público é frequente, seja no atendimento pessoal, telefônico ou virtual. Isso sem contar, claro, a relação de confiabilidade com os chefes e superiores.

Entre as técnicas mais desejadas para um profissional desse setor estão:

  • a comunicação excelente e assertiva – para saber falar corretamente e, sobretudo, ouvir; 
  • a interação e o jogo de cintura para lidar com inúmeras solicitações e a diversidade de pensamentos; 
  • domínio de equipamentos como telefone, computador e demais objetos eletrônicos; 
  • organização, sigilo e controle de documentos, agendas e de todo o fluxo de informações; 
  • o comportamento e a ética profissional, fatores atrelados à disciplina e a responsabilidade.

Em muitos casos, o recepcionista será a primeira imagem que um cliente tem da empresa. Se o atendimento preliminar é ótimo e cumpre as expectativas, contribuirá para a construção de uma boa relação com a corporação. Caso contrário, uma orientação ruim, o descaso e a falta de interesse na solicitação do cliente acarretam em sérias adversidades, afastando as pessoas, prejudicando a reputação do funcionário e de toda a companhia.

Já as principais funções realizadas pelo recepcionista – listadas e detalhadas em nosso curso de recepcionista online -, podemos citar:

  • Controle, orientação e recepção de visitantes;
  • Responder dúvidas e solicitações ou encaminhá-las para os responsáveis;
  • Enviar, receber e processar correspondências diversas;
  • Digitar, controlar e arquivar documentos;
  • Operar e manipular computador, impressora, fax, telefone, pagers e demais equipamentos;
  • Controlar as chaves e marcar reuniões;
  • Solicitar serviços de manutenção e orçamentos;
  • Conhecer todos os setores e reportar eventuais problemas para a chefia.

Viu como esse ofício demanda muitas habilidades? Um recepcionista renomado deve sempre estar um passo à frente para realizar um bom serviço, sem abrir margem para erros e encantando tanto os clientes quanto os superiores. Às vezes algumas coisas são esquecidas, então é preciso buscar auxílio com materiais qualificados.

Aqui no Foco Educação Profissional, além do Curso Online Recepcionista, oferecemos diversos cursos a distância de mais de 20 áreas distintas para sua formação profissional, da administração à comunicação, da psicologia a educação.

Qualidades pessoais

Trabalhar alguns valores morais para torná-los qualidades pessoais é um exercício recorrente para todos, ainda mais para quem tem contato com indivíduos de diferentes personalidades. Há gente de todos os jeitos, por isso nunca se deve tirar conclusões precipitadas e deixar preconceitos afetarem o atendimento. Independente de qualquer característica e situação, o respeito é fundamental e obrigatório.

Ter empatia e simpatia ao falar com as pessoas são os primeiros requisitos para se tornar um bom recepcionista, mantendo sempre uma postura prudente e cordial, sem espaço para a timidez, ironia e pouco caso. As situações cotidianas serão variadas, há clientes de todos os tipos e com solicitações diversas. Logo, cabe ao profissional saber ouvir, ter firmeza ao falar, atenção e controle de suas emoções.

Além disso, atentar-se à aparência também conta muito. Imagem é coisa séria e inclui se vestir adequadamente (de acordo com as regras impostas pela empresa) e ter boa higiene. Ser responsável, pontual, transparente e proativo são qualidades que agradam – agindo com segurança, racionalidade, tomada de decisão e interesse nas solicitações.

Você pode até não saber como tratar uma questão do cliente ou se ver em uma adversidade que não está sob sua alçada, mas desde que se mantenha a calma, paciência, autocontrole e resiliência, com certeza saberá como agir frente às dificuldades. Tudo pode ser solucionado, o segredo é não se desesperar e abrir margem para o desequilíbrio emocional.

No mais, essas qualidades te ajudam também a crescer pessoalmente. O relacionamento intrapessoal (aquele que se refere ao autoconhecimento) influencia diretamente no relacionamento interpessoal (referente ao próximo), tanto que são termos amplamente estudados pela psicologia e destacados em muitos cursos online dessa área.

Perceba que no curso de recepcionista há espaço para assuntos de campos diversos, que agregam valores positivos ao profissional de uma área tão abrangente. Continue acompanhando o artigo e saiba mais sobre as atividades inerentes a essa função.

Rotinas de informática e digitação

Com meios cada vez mais informatizados e sistemas robustos que facilitam o trabalho, todas as ferramentas relacionadas à informática fazem parte da rotina de um recepcionista. Manipular as aplicações de um computador é primordial, do sistema padrão utilizado pela corporação até programas do Pacote Office, plataformas de internet e outros recursos eventuais.

Para isso, vale a capacitação com um curso para recepcionista e cursos online com certificado ligados à área de informática – no portal há uma série de opções desse ramo, dos mais básicos aos complexos.

O aprimoramento na digitação também é uma necessidade, ainda mais para recepcionistas responsáveis por atividades de secretariado. Todavia, o atendimento virtual aos clientes também depende dessa habilidade, sendo que o contato via redes sociais e chats se populariza atualmente. Digitar rápido demanda experiência, mas também existem macetes que ajudam a identificar o posicionamento das letras no teclado, otimizar o tempo e manter a concentração para não errar.

No Curso Online Noções Básicas para Digitação‍ explanamos as principais técnicas, uma ajuda para se tornar um excelente digitador. Aqui no Foco Educação Profissional há sempre um curso online que é a verdadeira solução para seus problemas.

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Controle e fluxo de arquivos e documentos

Receber e enviar documentos faz parte de um fluxo comum para os recepcionistas, e esse trabalho demanda uma organização impecável. Há contratos, notas fiscais e uma série de recursos importantes que devem ser encaminhados de forma responsável e controlada. Essa gestão da informação se desenvolve de acordo com as normas de cada empresa e se classifica de acordo com o formato, o gênero e a espécie.

Em muitos locais, o recepcionista/secretário é quem cuida das rotinas de arquivologia também. Para isso, ele precisa conhecer muito bem as atividades da empresa e os métodos de armazenamento, seja de papéis ou de arquivos virtuais, afinal, esse trabalho também contempla os meios digitais.

Entre as principais dicas de controle de arquivos e documentos, outro tema recorrente em cursos a distância, podemos destacar:

  • O cuidado na manipulação e o armazenamento em locais limpos e higienizados, para evitar a deterioração por sujeira, ação do tempo, insetos, etc.
  • Indexação correta dos documentos seguindo as regras estabelecidas e com organização dos mais atuais para os mais antigos;
  • Indicação do conteúdo presente em cada pasta, gaveta e local em que os arquivos ficarão para facilitar o acesso;
  • Monitoramento dos meios físicos a fim de otimizar a arquivologia, liberando espaço quando necessário e eliminando documentos que não servem mais – obviamente, é necessária uma autorização dos superiores para isso.
  • Padronização por meio de sistemas modernos, como a digitalização dos papéis e conservação em pastas no computador, dispositivos periféricos (HD externo, pen drive, CD) ou servidores em nuvem.

Quer saber mais sobre controle de arquivos e documentos e como esse processo ajuda no trabalho de recepcionistas? Leia o artigo Controle de arquivos e documentos: dicas práticas + bons cursos online‍ e conheça o curso Curso Online Controle de Arquivos e Documentos‍.

Acessórios de gerenciamento eletrônico

A GED (gestão eletrônica de documentos) é complementar à arquivologia e comum aos recepcionistas de grandes corporações e organizações, como hotéis, hospitais, prédios comerciais, entre outros que precisam manter bases de dados bem estruturadas. Lidar com tanta informação depende de sistemas grandiosos que permitam o acesso rápido, a organização do fluxo, a captação de arquivos e a integração com outras plataformas.

Há vários conceitos sobre esse gerenciamento e cada companhia possui suas políticas próprias voltadas a sua manipulação. O fato é que, para operar esses sistemas e realizar um trabalho sem falhas, o profissional deve aprimorar suas noções de informática, administração, tecnologia e demais aspectos, além de entender muito bem as atividades realizadas pelo local em que trabalha.

Quem pensa que é fácil ser um recepcionista renomado precisa rever seus conceitos sobre a profissão. São muitos serviços e só se dá bem quem busca se aperfeiçoar em vários campos complementares, realizando um curso para recepcionista completo e demais cursos online com certificado correlatos.

Os certificados do Foco Educação Profissional podem ser usados para:


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Comunicação eficiente ao telefone

Por fim, outro tópico a destacar em nosso curso de recepcionista online é a comunicação. O atendimento é plural e depende de vários canais, técnicas e qualidades para orientar as pessoas. Desde que haja segurança e boa postura, com certeza você melhorará seu modo de falar, ouvir e compreender as solicitações.

Quando se trata do telefone, o operador precisa praticar alguns exercícios básicos que fazem toda a diferença para uma comunicação eficiente. Geralmente, a maior parte dos contatos será para tirar dúvidas ou para falar com um ramal específico, mas em todo caso é necessário:

  • Falar o nome da empresa, o setor e seu nome;

  • Cumprimentar o receptor;

  • Filtrar as principais informações (nome, origem, assunto/pessoa que deseja falar);

  • Agendar recados e transferir para outro setor adiantando o assunto.

Além disso, é bom se atentar a alguns pontos que fazem toda a diferença no atendimento telefônico:

Acertos: falar de modo claro, correto e audível; evitar intimidades e gírias; atender nos primeiros toques; anotar recados em um papel; identificar as principais informações do interlocutor; ser objetivo e nunca levar o diálogo para o lado pessoal.

Erros: falar demais, rápido, usando "tom" ou com descaso; despreparo para responder perguntas; falar errado ou com linguagem inapropriada; querer se livrar do cliente passando logo para outro setor.

Dica preciosa: em vez de dizer “quem está falando?”, substitua por ”por favor, de onde fala?”. Educação faz a diferença em todos os momentos, pode ter certeza.

Assim como esses, tem muito mais macetes incríveis no curso de recepcionista do portal. Aproveite e conheça também o Curso Online Excelência no Atendimento ao Público‍, excelente para atender com qualidade.

Formação profissional: capacite-se e dê um plus em sua carreira

A formação profissional de recepcionista sempre rende vagas e entrevistas em organizações de todos os portes, além de eventos e locais que necessitam de profissionais qualificados e com todas as capacitações que listamos no artigo. O salário é variável e depende das funções realizadas, mas muitos especialistas podem conquistar ótimas posições e até cargos de confiança dentro de multinacionais e corporações de prestígio.

Não dá para ficar parado: só conquista esses objetivos quem busca boas alternativas de aperfeiçoamento, como um curso de recepcionista completo e com conteúdos impecáveis. Além de todas as vantagens do ensino a distância, todos os cursos online com certificado do Foco Educação Profissional são preparados e atualizados por um setor pedagógico dedicado.

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