Controle de arquivos e documentos: dicas práticas + cursos

Você se considera uma pessoa organizada? Se não, indicamos uma revisão em suas práticas tanto em casa, quanto nos estudos ou no ambiente de trabalho, pois essa é uma das qualidades mais importantes quando o assunto é alcançar metas. Adotar métodos de organização referente a tudo na vida pode ajudar muito na produtividade de qualquer atividade que você faça. Quando falamos especificamente de documentos e arquivos, essas práticas podem auxiliar - e muito - no dia a dia de qualquer empresa. Esse tipo de gestão é tão fundamental, que seu conhecimento se faz valer também para concursos públicos de diversas áreas.

Considerada uma ciência, a arquivologia, outro nome para o conjunto de técnicas de organização de arquivos, envolve a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de qualquer espécie de documento. Hoje em dia, com a tecnologia em alta, ela também engloba o armazenamento digital, que já vai bem além dos CD's e pen-drives, chegando na esfera dos serviços de hospedagem na nuvem. São tantas alternativas viáveis para fazer a organização de arquivos, que fica difícil escolher uma para chamar de sua ou até mesmo decodificá-las para se dar bem em um processo de seleção. Por isso que nós sugerimos um aprendizado completo sobre esse ramo em cursos online. O que você acha?

Os conhecidos cursos a distância são excelentes apostas para quem visa se aperfeiçoar, capacitar ou atualizar em determinado setor. Aqui no Foco Educação Profissional você encontra mais de 700 cursos EAD referentes a diversas áreas de atuação, incluindo o Curso Online Controle de Arquivos e Documentos‍, voltado para quem busca uma fluência maior no âmbito administrativo. Elaborado por um setor pedagógico dedicado, seu conteúdo programático tem muito a oferecer para estudantes, profissionais e demais interessados nessa disciplina.

Neste artigo trouxemos informações essenciais sobre a prática de arquivar e documentar e como os cursos online com certificado podem ajudar você a atingir seu objetivo acadêmico ou profissional. Ah, não se esqueça que o conhecimento em organização pode ser ótimo também para a sua vida pessoal. Acompanhe e anote as dicas.

Importância da gestão de documentos

Do setor privado ao público, a gestão de documentos deve se fazer presente. Não tem jeito, toda e qualquer empresa lida com documentos físicos e eletrônicos. São arquivos importantes que justificam pagamentos, contratos, processos, compras, entre outras atividades pertinentes ao ambiente profissional. Para que não resulte em nenhum problema posterior, eles devem estar organizados e guardados corretamente, de preferência, em um local de fácil acesso.

Porém, o que pouca gente sabe é que existem maneiras assertivas de realizar toda essa "arrumação" - é muito mais complexo do que somente guardar em pastas ou caixas. Como falamos anteriormente, esse tipo de gestão também pode ser chamado de arquivologia, que por sua vez, é uma ciência. Deste modo, vemos que ela deve ser estudada e aprimorada para ser colocada em prática. Fazer um bom curso gestão de documentos e arquivos pode ser um complemento e tanto para você que quer ajudar a sua própria empresa ou o setor no qual trabalha. Com o aprendizado garantido em cursos online dessa área, você poderá trazer benefícios como:

Mais espaço livre: talvez a primeira vantagem de fazer uma organização completa em um escritório seja a liberação de espaço. Pode parecer exagero em um primeiro momento, mas papéis podem, sim, causar um grande volume quando acumulados, principalmente se o ambiente não receber um tratamento adequado com determinada frequência. Ao selecionar os documentos que devem ser guardados e descartados, e fazer o armazenamento deles, você deixará o espaço mais arejado, limpo e livre.

Possibilidade de redução de custos: outro benefício é a chance de melhorar o orçamento da empresa, pois com a análise de todos os documentos e contas, você terá uma visão global de quais são os gastos atuais, considerando aquilo que pode ser cortado. Por exemplo, você pode substituir o telefone fixo por planos de telefones móveis; reduzir o gasto de água ou energia elétrica; e até mesmo diminuir a quantidade da compra de materiais para escritório e de produção. Nesse sentido, inclusive, os cursos EAD também podem ajudar, como o Curso Online Controle de Materiais‍, que ensinam toda a rotina de estoque, compras e armazenamento de materiais.

Maior controle e segurança: quando cada documento estiver em seu lugar, você terá muito mais controle sobre eles. Ao fazer a identificação, será mais fácil de achar o que quer, verificar se o acervo está completo, quais contas já foram quitadas e as que têm que ser pagas, e com isso você poderá resolver os problemas com mais facilidade. Afinal, quantas vezes já não vimos por aí casos de documentos confidenciais que são vazados ou roubados? Além disso, entre tantos papéis, pode ocorrer a perda de algum contrato, por exemplo, colocando algum negócio em risco. É muito importante realizar essa gestão para manter a empresa como um todo em sigilo.

Menores chances de danificação de arquivos: além de mais seguros, seus arquivos ficarão com mais qualidade. Quando se guarda de qualquer jeito, o papel tende a mofar, se deteriorar, sujar, ser atingido por traças e até mesmo ser jogado fora sem querer. Guardando em um local seguro, esses problemas serão reduzidos drasticamente.

Mais produtividade: uma das maiores vantagens de promover a gestão de documentos no ambiente organizacional é o aumento da produtividade. Qual empresa não gostaria de ver seus funcionários trabalhando com mais qualidade? Pois é. Essa meta pode ser atingida com a ajuda de uma organização de arquivo bem sucedida. O gestor pode convocar uma reunião para falar da importância de armazenar corretamente toda a papelada de escritório e até encarregar alguns colaboradores para fazer esse trabalho.

Viu como fazer uma organização de arquivos pode melhorar a qualidade das empresas como um todo? Ao estabelecer um padrão de armazenamento e ensinar a equipe como adotá-lo, a instituição poderá receber todos esses benefícios. Isto é, ela crescerá de maneira segura e planejada, favorecendo a concorrência saudável, a comunicação interna e o atendimento ao cliente. Fica claro, assim, a importância de se fazer cursos a distância sobre essa área. O nosso Curso Online Controle de Arquivos e Documentos, por exemplo, oferece um material apropriado para qualquer tipo de estabelecimento, abordando recursos físicos e tecnológicos para manter os documentos em segurança.

Vale a pena saber que os cursos online com certificado sobre organização no trabalho podem ser uma excelente ideia de crescimento profissional, já que todas as empresas prezam por funcionários capacitados nesse âmbito. Elas procuram por pessoas que tenham técnicas e conhecimentos teóricos a agregar, e esse curso gestão de documentos e arquivos, sem dúvidas, ajuda muito nessa missão.

Dicas para organizar e arquivar

Você conheceu no tópico anterior que aderir a uma gestão de arquivos é essencial para que uma empresa tenha sucesso. Mas, como exatamente colocar esses métodos em prática? Todo o passo a passo você pode aprender em cursos EAD de forma muito mais eficiente. Contudo, elaboramos uma lista com dicas essenciais para você compreender como funciona essa ciência e se aprimorar em cursos a distância. Veja só:

1 - Estabeleça um local apropriado

O primeiro passo é definir um local bacana para receber todos os documentos. Isso vai depender do tamanho da empresa, pois se ela for pequena, uma estante ou um armário com portas pode funcionar bem; se ela for de médio ou grande porte, o mais indicado é escolher um cômodo separado. Ao escolher o lugar é muito importante fazer a limpeza do mesmo. Aliás, é imprescindível mantê-lo limpo para que os documentos não sejam danificados.

2 - Faça a triagem e criar um padrão

Você já tem um local para colocar seus documentos? Agora terá que fazer a triagem dos mesmos, ou seja, separar aqueles que precisam ser guardados daqueles que podem ser jogados fora (sempre picados). É importante ter uma pessoa de confiança para realizar esse trabalho, que saiba exatamente o teor de cada material ou que reporte as dúvidas para os responsáveis antes de fazer o descarte. Da mesma forma, é bom verificar a necessidade de armazenar os documentos fisicamente, já que hoje em dia a digitalização ajuda a evitar o acúmulo de papel.

Além da triagem, é preciso criar um padrão de armazenamento. O convencional é organizar por grupos de importância - dos que são mais utilizados na rotina da empresa para os menos requisitados, e também por uma nomeação que a própria instituição deve estabelecer. Como cada empresa tem serviços, clientes e procedimentos diferentes, o método de organização também será diverso. Segundo o especialista em gestão de arquivos Uberdan dos Santos Lopes, "independente do tipo de arquivo que se deseja trabalhar e da instituição na qual se encontra este setor de arquivo, deve-se primeiramente conhecer a empresa, identificando os diversos setores e a hierarquia, objetivando determinar os tipos de documentos e seu fluxo na organização".

Desta forma, a padronização deve ser definida de acordo com as características de determinado ambiente, podendo ser por datas, por ordem alfabética, por clientes, por setor, etc. Essa prática se assemelha muito com a organização de bibliotecas, que consiste em separar livros, periódicos e outros títulos por ordem alfabética e gêneros literários. Esse tipo de padrão dá muito certo, pois otimiza o trabalho de quem organiza e, claro, de quem procura os materiais. Todavia, é preciso aprender ao certo quais são os tipos de padronização, e isso pode ser conferido em cursos online, sem que você precise ter um alto custo ou se deslocar para ter aulas completas. É uma forma muito mais ágil e efetiva de se conseguir conhecimentos para aplicá-los e passá-los adiante.

4 - Organize em pastas etiquetadas

O jeito mais utilizado para armazenar os documentos em papel é em pastas e caixas plásticas próprias para arquivos. O plástico é mais apropriado, pois oferece a facilidade de limpar e por ter mais durabilidade do que o papelão, por exemplo. Com as pastas em mãos, você deve começar a etiquetá-las de acordo com o padrão criado anteriormente.

Contudo, não adianta nada criar uma padronização se as pastas não forem identificadas de uma forma que todos entendam. Essa regra de organização de arquivos já é muito utilizada por empresas, mas muitas vezes ela não é aplicada corretamente. Isso porque os nomes a serem colocados nas etiquetas são superficiais e generalizadas. Portanto, na hora de identificar, tente não abreviar nenhuma palavra. Por exemplo: em vez de colocar "Contas", é melhor separar em duas pastas "Contas a pagar" e "Contas já pagas". Assim, você não perderá tempo procurando aquela que ainda vencerá em meio às outras.

5 - Digitalize todos os documentos

Por fim, mas de forma alguma menos importante, está a digitalização de arquivos. É uma prática que se faz indispensável para empresas de qualquer ramo de atuação. A sugestão é que todos os documentos sejam digitalizados e que se comece uma cultura de boletos gerados através da internet para a economia de papel. Ao passar contratos, processos e outros materiais para o computador, a empresa vai ter outra possibilidade de acesso a eles, além de mais segurança.

Como os computadores podem também ser danificados, a dica é não colocar os arquivos em pastas comuns no próprio desktop. Sendo assim, há outros meios mais seguros, como os HD's externos e também softwares voltados para a gestão de documentos, o que facilita a padronização da qual falamos muito. Porém, há outros meios como o armazenamento na nuvem, disponibilizados gratuitamente como Google Drive, Dropbox, OneDrive, JustCloud, entre outros. Esse tipo de serviço oferece aos usuários alguns gigabites para guardar os arquivos que desejarem, compartilhá-los com toda a equipe e excluí-los quando for necessário.

São muitas etapas, não é mesmo? É válido saber que a otimização de documentos não é algo para ser feito de uma hora para outra, demanda muito tempo, paciência e responsabilidade. Todas os conceitos e técnicas desse tipo de gerenciamento podem ser captados no curso gestão de documentos e arquivos aqui do Foco Educação Profissional. Faça esse curso para melhorar a produtividade e os resultados da empresa onde trabalha. É uma chance que você tem de ser mais reconhecido no mercado de trabalho.

E a boa notícia é que você pode realizar o Curso Online Controle de Arquivos e Documentos e todos os outros que desejar investindo apenas 12 parcelas de R$19,90 (com 10% de desconto para pagamento à vista). Além disso, há cursos online com certificado opcional, os quais você pode escolher a carga horária pertinente a sua necessidade e atingir diversos objetivos, tais como somar pontos em provas de títulos de concursos públicos, concluir horas complementares da faculdade e comprovar o aprendizado em entrevistas de emprego. Não perca a chance de fazer a diferença, realize sua inscrição agora.

Esperamos que tenha gostado do artigo! Conte com a gente caso tenha dúvidas a respeito do tema ou de qualquer curso online de nossa grade. Até uma próxima.