Você já parou para analisar a importância de manter os seus documentos –  de sua empresa ou negócio próprio - sempre organizados, bem conversados e protegidos contra deteriorações e possíveis extravios? Pois é, se a parte documental de uma empresa representa o seu coração, nada mais acertado do que buscar por um curso de gestão de documentos e arquivos que lhe ofereça o conhecimento necessário sobre técnicas de conservação, segurança e digitalização de informações relevantes.  

O Foco Educação Profissional disponibiliza a você, interessado no tema, um curso específico e bem detalhado que, além de abordar os principais tópicos relacionados ao controle de arquivos e documentos, oferece a possibilidade de certificação, altamente reconhecida em todo o território nacional. 

Curso de gestão de documentos e arquivos: tudo o que você precisa saber

Visando elucidar e provocar uma boa reflexão sobre a gestão documental, elaboramos este artigo. Nele, trataremos das principais questões que devem estar claras na rotina de quem lida com organização de arquivos e gestão de documentos, tanto em âmbito pessoal quanto profissional. Abordaremos ainda, com mais especificidade, a possibilidade de utilizar ferramentas tecnológicas na otimização deste processo.

Muitos são os tipos de documentos e arquivos existentes. Para que seja possível classificá-los e mantê-los seguros e conservados, é interessante que você se atente aos conceitos e definições. Mas não é preciso se preocupar: bons cursos online relacionados ao tema, como o curso online Controle de Arquivos e Documentos disponível aqui no Foco Educação Profissional, podem te auxiliar neste aprendizado. Interessado em aprender? Vamos lá. Te desejamos uma excelente leitura!  

Importância da gestão de documentos 

Quando falamos em controle de arquivos e documentos, vamos muito além de manter as informações organizadas. A gestão documental está relacionada, inclusive, à otimização de tempo e redução de custos. Há algumas vantagens que podem ser aproveitadas por organizações que investem em sistemas de gestão de documentos: 

• Sabendo como arquivar documentos corretamente, principalmente apostando na digitalização de informações, é possível reduzir volumes físicos, organizando melhor seu espaço e evitando preocupações relacionadas a estrutura e disposição destes documentos e arquivos. 

• Com um sistema de gestão de documental, o acesso às informações, principalmente as mais sigilosas, é controlado com mais firmeza. A permissão é dada apenas ao grupo de pessoas interessado nas informações, garantindo ainda  mais segurança e preservação dos arquivos e documentos. 

• Cursos a distância, como o curso online Controle de Arquivos e Documentos, também apontam em seu cronograma a melhoria no controle do fluxo de documentos e informações, disponibilizando de forma mais clara e imediata informações relacionadas a processos documentais. 

Sistemas informatizados de gestão arquivística 

Mesmo com todas as vantagens da implementação de um sistema de gestão documental, devemos deixar claro que existem regras e exigências que devem ser seguidas, as quais visam a segurança dos dados.  

As especificações dos sistemas informatizados devem seguir a proposta do  e-ARQ Brasil, conjunto de normas estabelecidas pelo Conselho Nacional de Arquivos. Tais pontos, também trabalhados em cursos a distância, são considerados para o desenvolvimento ideal de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos – SIGAD.

São 4 orientações técnicas propostas pelo CONARQ e que devem ser seguidas pelo órgãos que pretendem adotar sistemas informados de gestão documental: Orientações para contratação de SIGAD e serviços correlatos, Modelo de Entidades e Relacionamentos do e-ARQ Brasil, Cenários de uso de RDC-Arq em conjunto com o SIGAD e Recomendações de uso do PDF/A para Documentos Arquivísticos. Consultando o site do CONARQ você tem acesso, na íntegra, a todas as normas, podendo complementar e turbinar ainda mais seus estudos e conhecimentos adquiridos com os cursos na área.

Repositórios digitais confiáveis para documentos arquivísticos 

Os repositórios digitais devem estar aptos, em todas as suas instâncias, a manter a privacidade e proteção das informações arquivadas, a curto, médio e longo prazo. Os documentos precisam estar acessíveis a todo o público, de forma organizada, catalogada e, principalmente, transparente. Um curso online que aborda técnicas de como arquivar documentos explana, em detalhes, a respeito das funções principais de um bom e confiável repositório digital. 

"Um repositório digital confiável tem como missão fornecer à sua comunidade-alvo acesso confiável, por longo prazo, aos recursos digitais por ele administrado, agora e no futuro. (RLG/OCLC 2002)" 

Listamos alguns exemplos de repositórios digitais brasileiros de acesso aberto, focados em publicações científicas. Cursos a distância que abordam a relação entre a segurança da documentação arquivística e estes repositórios digitais tendem a ser mais completos, promovendo uma melhor reflexão sobre o assunto, bem como facilitando as aplicações na prática. Você poderá notar que o modelo de gestão documental que aposta nos repositórios digitais podem ser utilizados em todos os segmentos, independentemente no nicho de atuação. Veja só:

Acervo Digital da Unesp: os documentos e arquivos armazenados no acervo da Unesp (Universidade Estadual Paulista) são divididos em 4 grupos principais, sendo o acervo histórico cultural, documentação permanente, objetos e publicações científicas e objetos educacionais. Há um sistema de busca que facilita a consulta das obras através de autor, edição, título ou assunto. Qualquer interessado em colaborar pode enviar seus materiais, mediante aprovação de cadastro. Trata-se de uma excelente ferramenta para quem busca complementar seus estudos em nível universitário, para profissionais sustentarem suas teses e publicações científicas e para a população em geral que busca por informações relevantes e conhecimento extra.

Acervo Digital do Inmetro:  o acervo digital do Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia (Inmetro) abrange 10 áreas principais que reúnem documentos, estudos, estatísticas e demais produções relacionadas ao órgão. Estão disponíveis ao público informações acerca de inovações tecnológicas, metrologia, museu, gestão corporativa, memória institucional, dentre outros. O repositório é disponibilizado em português, espanhol e inglês. 

Biblioteca Digital da Câmara dos Deputados: quando comentamos que os cursos online com certificado explanam que os arquivos e documentos devem ser criteriosamente preservados para consultas futuras, não há exemplo maior do que a biblioteca digital da Câmara dos Deputados. Para se ter uma ideia, no banco de dados da Câmara qualquer interessado pode ter acesso não somente às discussões realizadas atualmente mas, também, a obras raras. São leis da república, do império, livros e periódicos de valor, inclusive datados do ano de 1800. 

Repositório de Dados Eleitorais do TSE: o repositório do TSE disponibiliza à pesquisadores, imprensa e demais interessados na temática dados brutos e completos relacionados aos processos eleitorais, a partir de 1945. Pertencem ao conjunto de dados e informações sobre eleitorado, candidaturas, resultados e prestação de contas. Para quem faz um curso online de gestão de documentos, trata-se de uma complementação de estudos bem interessante! 

Portal Brasileiro de Dados Abertos: respeitando o acesso à informação previsto pela Constituição Federal, Declaração Universal dos Direitos Humanos e pela Lei de Acesso a Informação Pública, o portal brasileiro de dados abertos divulga todo e qualquer tipo de informação relevante divulgada pelo governo, incluindo dados sobre relacionados à saúde suplementar, transporte, segurança pública, educação, gastos governamentais e processo eleitoral. 

Segurança de acervos e patrimônios culturais 

Acervos que detém a responsabilidade de gerenciar documentos e informações cujo valor histórico e patrimonial é alto devem investir em medidas de segurança específicas. Tais medidas devem prevenir não somente a deterioração natural dos documentos, como fungos e demais ocorrências, mas, também, possíveis acidentes físicos, como incêndios, ou interferências de terceiros, desde que não autorizadas pelo órgão. Uma publicação do setor de Coordenação de Documentação e Arquivo do Museu de Astronomia e Ciências Afins (MAST) aborda alguns pontos que podem auxiliar nos estudos sobre a segurança de acervos e patrimônios culturais. 

Quanto mais rico e exposto é o acervo, mais vulneráveis ficam os volumes físicos. Para tanto, é necessário criar ações que conscientizem os visitantes, levando em consideração o método de exposição do acervo. Sabemos que em museus o contato é mais visual, sendo que em bibliotecas a apreciação é manual, com contato físico direto entre o interessado e o arquivo. 

Em ambos os casos, é indicado que as instituições tenham o controle individual sobre todas as pessoas que tiveram acesso aos acervos, facilitando a identificação - caso seja necessário. Os cadastros pessoais, contendo dados, endereço, meios de contato e datas/horários das visitas possibilitam um bom controle e segurança. 

Manter um bom espaço físico para apreciação e consulta do acervo é fundamental. Documentos que podem ser consultados manualmente, como livros e outras publicações, exigem mesas amplas, capazes de garantir espaço suficiente para anotações e uso de outros equipamentos sem prejudicar a obra. Manter tomadas por perto evita que os volumes sejam deslocados e deteriorados com facilidade. 

Conservação preventiva de documentos 

Apesar de museus, biblioteca e centros complexos de informação cultural encaixarem-se nos locais que demandam uma preocupação maior com a conservação documental, arquivos pessoais também devem ser avaliados uma cautela, uma vez que podem conter informações de grande valia e que passam de geração a geração. Bons exemplos são testamentos, inventários, matrículas imobiliárias, históricos escolares, dentre outros. Vale dizer que, na maior parte das situações, estes documentos são mantidos arquivados originalmente, em sua forma impressa. 

Dicas e técnicas de conservação de documentos 

Com algumas estratégias e técnicas de conservação de documentos que podem ser úteis tanto em âmbito cultural e público quanto pessoal e corporativo, é possível garantir a longevidade dos documentos, bem como a preservação das informações. Aliadas à um bom curso de gestão de documentos e arquivos, por exemplo, como os cursos online na área que você encontra aqui no portal, o processo de conservação torna-se ainda mais eficaz e profissional. 

É recomendado que o arquivo físico seja mantido limpo, livre de pó e umidade. Lembre-se se que um ambiente úmido e empoeirado favorece a proliferação de fungos e bactérias, altamente prejudiciais para a boa conservação dos documentos. Além disso, evitar o consumo de alimentos é imprescindível, uma vez que restos de comidas e bebidas podem ser grandes atrativos para insetos. Ressaltamos que um bom curso de gestão de documentos e arquivos deve enfatizar as principais técnicas de conservação de documentos.  

Quando tratamos de acervos que arquivam mídias como filmes, fotografias, microfilmes e correlatos, há uma preocupação também com a temperatura ambiente. O ideal é que seja mantida em aproximadamente 20º, não ultrapassando os 50% de umidade. Já o acondicionamento destes volumes deve ser realizado em estantes que possuam tratamento especial antiferrugem. 

Como manusear e preservar documentos? 

1. É bastante comum, principalmente por quem não possui a capacitação ideal em organização de arquivos, identificar documentos e volumes arquivísticos utilizando fitas adesivas nas páginas frontais dos documentos. Alertamos que é recomendado evitar o uso deste material, já que pode resultar em manchas e marcas de difícil remoção. 

2. Assim como as fitas adesivas, os grampos e clipes de metal também devem ser evitados. Você já deve ter passado por isso: em longo prazo, os grampos e clipes podem enferrujar e deixar marcas notáveis nas documentações. Uma alternativa é apostar em grampos plásticos ou acrílicos. Também devem ser inseridos neste tópico os furadores de papel. 

3. Sempre que for manipular qualquer item, o arquivista ou pessoa interessada nas informações documentadas deve utilizar luvas, a fim de resguardar os volumes do contato com a gordura natural da pele das mãos, que acarreta na deterioração dos documentos em longo prazo. Adicionalmente, a utilização de máscaras e aventais durante as consultas ao arquivo pode auxiliar na prevenção à saúde.

4. Os espaços que abrigam os acervos devem ser higienizados periodicamente. 

5. Você tem o costume de retirar os livros e outras publicações da estante segurando pela parte superior da borda da encadernação? Saiba que isso prejudicar, e muito, a preservação dos arquivos, uma vez que as bordas podem se deslocar das páginas? A melhor opção, neste caso, é segurar o volume pela parte central e mediana da encadernação. 

6. Nenhum documento deve ser dobrado, seja uma publicação solta ou páginas de um livro, por exemplo. É necessário lembrar que a área do papel que fica amassada torna-se mais frágil, principalmente quando à rasgos acidentais. Quando for preciso marcar uma página, atentar-se ao uso de marcadores e outros acessórios que não danifiquem os papeis do arquivo.

7. Também deve-se prestar atenção na capacidade de acondicionamento dos guarda-volumes. Se uma pasta possui capacidade para apenas 2 documentos impressos, não devem ser acondicionados mais do que 2 documentos, a fim de evitar que o impresso amasse ou se rasgue. O mesmo vale para caixas-arquivo e embalagens para volumes maiores.

8. Quando forem utilizadas embalagens fabricadas em papelão, é importante atentar-se também à qualidade do material. Poucas pessoas sabem, mas papeis e papelões possuem incidência de acidez, fator negativamente relevante e propenso à deterioração dos documentos.

Já pensou em fazer um curso de gestão de documentos e arquivos? 

Cursos online são excelentes ferramentas de capacitação profissional, principalmente para quem não possui tempo hábil para frequentar aulas em cursos presenciais. Já imaginou, por exemplo, estudar enquanto está no ônibus ou durante o intervalo para almoço? Essa modalidade permite muita flexibilidade! 

Aqui no Foco Educação Profissional você tem acesso ao curso online Controle de Arquivos e Documentos, que pertence à uma seleção com mais de 1.000 cursos online com certificado. Nosso grande diferencial é o sistema de inscrições: você investe apenas 12 parcelas de R$19,90 (com 10% de desconto para pagamento à vista) e pode cursar todas as opções do Pacote Master, cujas cargas horárias variam entre 5h e 420 horas. Este curso, especialmente, pode ser aproveitado por profissionais e interessados nas áreas de secretariado, biblioteconomia, departamentos operacionais, dentre outros segmentos. 

O cronograma do curso online em gestão de documentos e arquivos traz um panorama geral sobre organização de arquivos, abordando em detalhes os tipos, conceitos e classificações dos documentos e arquivos, diferenças principais entre arquivo corrente e permanente, gerenciamento de informações e documentos digitais, dentre outros. São tópicos totalmente relevantes não somente para quem deseja seguir carreira como arquivista, por exemplo, mas também àqueles que desejam otimizar os processos de gestão documental em sua rotina empresarial ou pessoal. 

Além do curso de controle de arquivos e documentos, possuímos opções em áreas como Direito, Educação, Comunicação, Saúde e muito mais. Garantimos, assim, capacitação de qualidade em dezenas de áreas de estudo. Faça sua inscrição no portal e obtenha todos estes benefícios. Afinal, um currículo atrativo abre muitas portas. 

E então, o que achou de nosso artigo e de nossos cursos online com certificado? Entendeu como arquivar documentos, além de protegê-los e conservá-los para consultas presentes e futuras? Não hesite em deixar um comentário se tiver dúvidas. Caso sinta-se confortável, que tal compartilhar nosso artigo nas redes sociais e levar conhecimento extra para o seu círculo de amigos? Nos vemos e até mais!