Há acontecimentos que provocam mudanças profundas no mundo e marcam épocas. Podem ser repentinos ou contínuos, mas sempre transformam o ambiente de quem as vivencia, política, moral, econômica e culturalmente.

Um exemplo é a era da informação , que marca os avanços técnicos e tecnológicos que, entre outras coisas, consolidaram o processo de globalização. Como resultado tivemos distâncias encurtadas, evolução tecnológica cada vez mais rápida e acesso amplo às diferentes formas de saberes. 

Essas novas formas de pensar, se relacionar e enxergar o mundo refletiram em todos os aspectos da vida do indivíduo. No âmbito profissional, por exemplo, não bastava mais especializar-se em algo e acumular experiência ao longo de anos, era risco de desatualização na certa. A partir de então passou a ser necessário que os profissionais se mantenham em reciclagem constante para acompanhar a evolução de sua área de atividade.

O assistente administrativo é um exemplo, e é justamente esse cargo o tema deste artigo. Vamos falar sobre essa mudança de cenário no mundo do trabalho, demandas e sua inserção na era digital.

Convidamos você a fazer essa leitura, se inteirar sobre o curso de assistente administrativo do Foco Educação Profissional e a descobrir as vantagens de fazer os cursos online com certificado do portal.

O assistente administrativo na era da informação

A era da informação apontou tendências que transformaram profundamente o mercado de trabalho. As empresas passaram a depender muito mais dos colaboradores - evidencia-se fortemente a importância do capital humano como uma das principais tendências. Os profissionais, por sua vez – seja o administrador, gestor, assistente ou auxiliar administrativo -, precisam manter o comprometimento com o aprendizado contínuo.

A tecnologia da informação facilitou em muito a vida de indivíduos que trabalham na fase de execução de processos, como os assistentes, agentes e auxiliares. Mas facilitar não significa necessariamente gerar acomodação, muito pelo contrário. Se por um lado o profissional assistente administrativo viu suas funções serem simplificadas pelo advento da tecnologia, por outro lado isso demandou novas responsabilidades e aquisição de novos saberes.

Um curso de assistente administrativo reformulado e adaptado às novas concepções do cargo passou a ser essencial. Quem está começando já se insere no processo, mas quem já estava no mercado começou a se atualizar – e continua, pois transformações estão acontecendo a todo momento.

Aliás, há outra grande mudança da era da tecnologia que facilita a tarefa: o ensino a distância. Cursos online ganharam a preferência de quem precisa se capacitar, atualizar ou aperfeiçoar, mas tem uma vida atribulada, sem tempo para frequentar cursos presenciais.

A tecnologia derrubou as barreiras geográficas, a informação e o conhecimento chegam a qualquer lugar e a todo o momento. Um curso de auxiliar administrativo pode ser feito agora, basta um clique. Entretanto, há aspectos que devem ser observados com muito cuidado.

Um exemplo é a comunicação, pautada em excelentes materiais de cursos online desenvolvidos para profissionais que ocupam o cargo de assistente ou auxiliar administrativo, mas que se não bem utilizada, não serve a seu propósito. Vamos explicar no próximo tópico.

Comunicação e linguagem na era tecnológica

Entre as atribuições do cargo de assistente administrativo estão: responder e-mails, redigir documentos e correspondências, fazer atas, atender os clientes – seja por telefone, via chat ou pessoalmente, e várias outras formas que envolvem comunicar-se.

Um curso de assistente administrativo (também denominado curso de auxiliar administrativo) trabalha a comunicação e a linguagem sob todos os aspectos: a forma como o profissional deve redigir documentos, técnicas para escrever bem, qual o tipo de linguagem utilizar etc.

No entanto, transmitir uma mensagem clara e objetiva requer o desenvolvimento de habilidades. Considerando que na era da tecnologia e informação o acesso a todos os tipos de dispositivos de comunicação e o uso crescente de aplicativos de conversas e mensagens online mudaram a forma como as pessoas se comunicam, ter essas competências é um grande diferencial na carreira desses profissionais.

Isso nos leva a outros pontos: a língua e a linguagem. Comunicar-se eficientemente no ambiente de trabalho significa também saber fazer uso da língua e suas peculiaridades e utilizar uma linguagem adequada ao meio.

Se por um lado comunicar-se na era digital ficou fácil devido aos meios que podem ser utilizados para isso, por outro se tornou difícil, pois se criou uma linguagem própria, que dificulta uma comunicação efetiva. Para o auxiliar administrativo saber se comunicar objetiva e claramente e utilizar a linguagem adequada, uma dica é que complemente a sua formação com cursos online com certificado de comunicação interna, comunicação e linguagem e até mesmo cursos voltados ao uso da Língua Portuguesa.

Comunicação empresarial / comunicação organizacional / comunicação corporativa

A informação e a comunicação têm papel muito importante na prática de gestão empresarial no mundo globalizado. No Curso Online Assistente Administrativo, fazem parte dos temas principais, uma vez que parte de sua rotina é lidar com esses temas.

Há algumas divergências com relação aos termos usados para a comunicação das organizações. A maioria dos autores trata "comunicação organizacional", "comunicação empresarial" e "comunicação corporativa" como sinônimos. Mas de acordo com Margarida Kunsch, autora de vários livros sobre comunicação, entre eles "Comunicação Organizacional Estratégica: Aportes Conceituais e Aplicado", o termo "organizacional" confere uma maior amplitude, pois indica a comunicação de qualquer tipo de organização e não somente ao que se denomina "empresa".

A comunicação organizacional, portanto, é tudo que as organizações fazem (estratégia, produto, ação, atividade) para reforçar a sua imagem perante seus públicos de interesse: colaboradores, consumidores, fornecedores, empresários, acionistas, políticos e junto à opinião pública.

Segundo a análise da autora, há diferentes modalidades que permeiam a comunicação organizacional: a comunicação administrativa, a interna, a institucional e a mercadológica. Para Kunsch, essa comunicação integrada, apesar de suas diferenças, pode atuar de forma harmoniosa e, dessa forma, alcançar de maneira eficaz os objetivos das organizações. Vamos conhecê-las?

• Comunicação institucional: tem o objetivo de melhorar a imagem da empresa junto a investidores, consumidores e sociedade em geral. A gestão estratégica de relações públicas a utiliza para criar uma identidade e imagem corporativa.

• Comunicação mercadológica: visa vender ou promover melhorias nos produtos ou serviços da organização, sendo os principais responsáveis por esse processo os departamentos de vendas e marketing. As principais ferramentas de apoio desta área são as promoções de vendas, CRM, publicidade comercial e SAC (que envolve diretamente o assistente administrativo).

• Comunicação administrativa: promove o fluxo de informações por todos os setores aos quais os dados tratados se mostram relevantes. Neste ponto é importante que a comunicação não fique nos níveis altos da hierarquia e sim, que flua também verticalmente, como forma de mostrar aos colaboradores que são parte dos processos.

• Comunicação interna: esse tipo viabiliza a interação entre as organizações e suas equipes de trabalho. Como o assistente administrativo é também responsável pela comunicação entre os setores, é imprescindível que tenha conhecimento aprofundado em todas as ferramentas utilizadas para este fim, da comunicação institucional à comunicação mercadológica.

É importante salientar que a denominação "comunicação empresarial" é amplamente utilizada e que, independentemente da nomenclatura, os conceitos e aplicabilidades levam ao mesmo fim.

Esses tópicos são estudados com mais ênfase no curso de assistente administrativo do portal e também no Curso Online Comunicação Empresarial.

Outras funções do assistente administrativo e suas relações com a era digital

Planejamento, organização e coordenação de reuniões

As reuniões de trabalho são momentos importantes para a comunicação entre gestores e equipes, pois geram o estreitamento de relações, as oportunidades de dividir ideias e vivências profissionais e fortalecer as relações interpessoais.

Em muitas empresas é atribuição do assistente administrativo o planejamento, organização, coordenação e registro das mesmas. A relação desses processos com a era da informação se dá pelo próprio encontro – a valorização do capital humano pela essência participativa da reunião e pelas competências que o assistente precisa para realizar o evento: comunicação clara e objetiva e utilização de recursos tecnológicos que facilitem suas atividades.

Essas e outras atribuições desse profissional podem ser estudadas no curso de auxiliar administrativo, mas vamos dar uma prévia, com dicas bem legais que farão toda a diferença no desenvolvimento das tarefas do assistente.

Dicas e ferramentas para organizar uma reunião produtiva

Mesmo que o auxiliar não prepare a reunião sozinho, se seu papel for o de ajudar o gestor ou o responsável e ele dominar as técnicas de organização, provará ser um colaborador bastante eficiente.

Como organizar uma reunião bastante produtiva em 5 passos

1. Definir previamente o assunto: estabelecer com antecedência a pauta da reunião, bem como os subtemas (por ordem de importância).

2. Equipe preparada: os colaboradores que participarão da reunião devem ser avisados previamente. Ao enviar o convite para a reunião, não esquecer de enviar junto a pauta, a agenda e os participantes.

3. Definir o tempo do encontro: estabelecer um tempo máximo para que a reunião aconteça e focar nos itens importantes. O ideal é determinar a quantidade de tempo para cada assunto, considerando o debate e tomada de decisão, quando houver.

4. Escolher os participantes: colaboradores que não estiverem envolvidos com os projetos da pauta não devem participar da reunião. Essa é uma forma de direcionar o foco, otimizar tempo, recursos e não comprometer o andamento de setores não envolvidos.

5. Não se apegue os detalhes: tomadas as decisões, se deve focar o tempo restante sobre a pauta que falta ser discutida e marcar outra reunião para discutir os detalhes dos projetos/operações que serão realizados.

Voltamos a enfatizar a importância de uma comunicação concisa, assim como uma linguagem não muito formal tampouco coloquial. Encontrar o equilíbrio é a regra de ouro.

A inserção na era da tecnologia e informação significou também a familiarização com dispositivos, softwares e outros tipos de ferramentas que auxiliam com as rotinas administrativas.

Para reuniões, por exemplo, há diversas opções em aplicativos, que permitem que o usuário as organize – sejam presenciais ou online -, que gerencia e-mails, agenda e que salve os registros na nuvem, onde podem ser acessados posteriormente por meio de qualquer dispositivo. Há, inclusive, aplicativos para criar atas, gravar e armazenar vídeos de reuniões.

Quem não é familiarizado com determinadas tecnologias, deve se inteirar sobre o que há de novo e que pode lhe ser de grande ajuda. Organização e otimização de tempo são sempre bem-vindos e se o assistente souber como usar a tecnologia a seu favor só vai ganhar pontos em sua carreira.

Outro tópico de nosso Curso Online Assistente Administrativo trata da gestão de documentos em uma época em que somos bombardeados de informações a todo minuto. Que tratamento devemos dar a essas informações? Veja a seguir.

A gestão de documentos na era da informação

Alicerçada na digitalização de serviços e propagação das comunicações, a era digital mantém a rotina das empresas proporcionando o uso inteligente de dados, bem como a integração de setores para a automação. A adesão aos ambientes virtuais não é apenas uma necessidade e sim um diferencial competitivo.

Na gestão de documentos, a manipulação física de papéis já tem dado espaço ao armazenamento e organização de todos os arquivos, dados e documentos relevantes ao dia a dia da organização por softwares específicos.

O acompanhamento dos resultados, estatísticas e balanços financeiros são feitos por sistemas de gestão, deixando de lado quantidades expressivas de planilhas e relatórios impressos.

A gestão fiscal, que arquivava uma série de documentos em uma pasta, não precisa mais fazer isso, não é mais válido para a fiscalização. Atualmente os documentos fiscais são armazenados de forma eletrônica, no formato XML. É claro que é preciso manter tudo organizado e identificado, como era feito com o físico, assim facilita a apresentação sempre que necessário.

Lembrando que a organização e armazenamento de documentos também faz parte das rotinas do assistente administrativo, motivo pelo qual esse profissional deve conhecer todas as possibilidades que a era tecnológica oferece. O portal tem cursos online com certificado que são excelentes formas de se aprofundar nesse campo do conhecimento, como o Curso Online Gestão da Informação e do Conhecimento.

Qualifique-se e dê um plus na sua carreira

Além de se qualificar com o Curso Online Assistente Administrativo, você pode também escolher outras opções entre os mais de 1.000 cursos do Pacote Master do Foco Educação Profissional.

A boa notícia é que você pode fazer qualquer um desses cursos online durante o período de 12 meses, investindo apenas 12 parcelas de R$19,90 (com 10% de desconto para pagamento à vista). Basta fazer a sua inscrição e garantir seu acesso ao portal. Após fazer os cursos escolhidos, há a opção de certificação, para comprovar as competências adquiridas.

Com um ambiente virtual de aprendizado (AVA) moderno e intuitivo, que se adapta a todos os tipos de dispositivos móveis e computadores, você pode escolher o horário que quer estudar. E pode fazer isso de onde estiver.

Com total controle sobre o seu aprendizado fica fácil estudar e aproveitar todas as vantagens que os cursos online com certificado do portal oferecem. Mais de 140 mil alunos já se qualificaram com excelência no portal, agora é a sua vez.

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